«A saper bene maneggiare le gride, nessuno è reo, e nessuno è innocente», ironizzava l’Azzeccagarbugli ne I Promessi Sposi. Nell’universo dei contratti pubblici, però, la realtà è meno malleabile di come pensava il furbo avvocato manzoniano. Le gare d’appalto funzionano secondo regole formali ferree e, se commetti un errore nella documentazione, difficilmente avrai modo di sfuggire alle conseguenze. In altri termini: la legge ti tende una mano, ma una volta soltanto. Vediamo perché – e cosa insegnano le più recenti pronunce in materia – in un’ottica pratica rivolta a imprese e pubbliche amministrazioni.
Nel diritto amministrativo degli appalti, il soccorso istruttorio è un meccanismo pensato per evitare che irregolarità o omissioni puramente formali penalizzino le imprese concorrenti. In sostanza, se un partecipante alla gara dimentica un documento o commette un errore sanabile nella propria offerta amministrativa, la stazione appaltante gli chiederà di integrarlo o correggerlo entro un certo termine, anziché escluderlo subito. È una valvola di sicurezza introdotta per garantire la massima partecipazione e fair play: in questo modo si evita che irregolarità meramente formali precludano la gara a chi offre magari la migliore sostanza. D’altronde, come riconosciuto dalla giurisprudenza, chi partecipa a un appalto deve mostrare “una diligenza superiore alla media” fin dalla fase di presentazione dei documenti. Il soccorso istruttorio bilancia questa esigenza di rigore con un minimo margine di tolleranza verso l’errore umano iniziale.
Attenzione: il soccorso istruttorio copre solo le carenze documentali formali (dichiarazioni, certificati, informazioni amministrative). Non può invece essere usato per modificare aspetti sostanziali dell’offerta tecnica o economica. In altre parole, non può servire a migliorare la proposta o aggiungere requisiti che il concorrente in realtà non possedeva entro i termini di gara. Se manca un requisito sostanziale o un elemento essenziale dell’offerta, scatta l’esclusione automatica, senza possibilità di integrazione postuma.
Il nuovo Codice dei Contratti Pubblici (D.Lgs. 36/2023) disciplina espressamente l’istituto all’art. 101. La norma impone alle stazioni appaltanti di attivare il soccorso istruttorio in caso di necessità, assegnando un termine (di norma 5-10 giorni) per completare o regolarizzare i documenti mancanti o irregolari. Tale termine ha carattere perentorio: “L’operatore economico che non adempie alle richieste… nel termine stabilito è escluso dalla procedura di gara” La ratio è chiara: il procedimento di gara non dev’essere rallentato oltremisura né snaturato in una trattativa continua con il singolo concorrente distratto. La PA deve sì aiutare chi ha commesso un errore materiale, ma entro limiti ben precisi – oltre i quali prevalgono la celerità e la par condicio dei partecipanti.
Se errare humanum est, perseverare autem diabolicum, questo vale ancor di più nelle gare pubbliche. Una volta scaduto il termine del soccorso istruttorio, non c’è spazio per un bis. A ribadirlo è una recente pronuncia del TAR Sardegna, Sez. I, sent. 432/2025. Il caso nasce da una procedura negoziata indetta dal Comune di Cagliari, suddivisa in due lotti, per l’affidamento di un servizio ambientale. In sintesi, un’azienda era risultata prima graduata in entrambi i lotti, ma aveva omesso di allegare una documentazione tecnica essenziale richiesta per il Lotto 1 La stazione appaltante, anziché escluderla subito da quel lotto, le ha concesso due successive opportunità di integrare i documenti mancanti: un doppio soccorso istruttorio. Solo dopo la seconda integrazione l’impresa è stata dichiarata in regola e confermata aggiudicataria del Lotto 1.
La concorrente classificata subito dietro (Promisa S.r.l., terza in graduatoria iniziale) non l’ha però lasciata passare liscia. Ha presentato ricorso al TAR, sostenendo che Eco Silam doveva essere esclusa già dopo il primo, incompleto riscontro, e che concedere un secondo termine violava la lex specialis di gara e i principi di parità di trattamento. I giudici amministrativi le hanno dato pienamente ragione. Nella sentenza, il TAR richiama un orientamento granitico: «Il termine perentorio assegnato per l’integrazione documentale, in esito al soccorso istruttorio, non può essere rinnovato né reiterato». In altre parole, il “secondo tempo” non è previsto: scaduto il termine iniziale senza che i documenti siano completi, l’offerente dev’essere estromesso dalla gara ex lege, automaticamente.
La decisione sarda sottolinea due aspetti fondamentali. Primo, l’obbligo di esclusione in caso di mancata regolarizzazione entro i termini deriva direttamente dalla legge (art. 101 D.Lgs. 36/2023) e non ammette deroghe in sede di gara. La stazione appaltante che, di propria iniziativa, concede un’ulteriore proroga viola la normativa vigente e altera la par condicio tra i partecipanti.
Secondo, il TAR evidenzia come la clausola del bando che limitava l’aggiudicazione di entrambi i lotti alla medesima impresa avesse natura auto-vincolante: prevedeva espressamente che, se un concorrente fosse risultato primo in due lotti, il secondo lotto sarebbe stato assegnato al secondo classificato. Anche tale regola interna alla gara è stata violata dall’amministrazione, che tentando di “salvare” Eco Silam ha finito per danneggiare gli altri concorrenti. Il tribunale ha quindi annullato l’aggiudicazione impugnata, estromettendo Eco Silam dal Lotto 1 e disponendo il subentro del concorrente avente diritto.
Questa pronuncia fornisce un chiaro messaggio: la PA non può farsi “tutore” dell’impresa negligente oltre quanto consentito dalla legge. Il soccorso istruttorio è una mano tesa, non un abbraccio infinito. Superato quel confine, ogni ulteriore tolleranza diventa illegittima perché mina la certezza delle regole di gara e la parità di condizioni tra i partecipantti. Dura lex, sed lex: può sembrare severo, ma è la legge. Del resto, la logica del sistema è anche “meritocratica”: chi sbaglia, paga (in termini di esclusione), per non penalizzare chi ha presentato offerte corrette nei modi e tempi dovuti.
Per le imprese partecipanti, la lezione è semplice: massima attenzione sin dall’inizio. È fondamentale prevenire gli errori formali prima ancora che si arrivi al soccorso istruttorio. Alcuni consigli utili:
Leggere con cura il bando e il disciplinare di gara, individuando tutti i documenti e requisiti richiesti (checklist). Ogni clausola della lex specialis è un vincolo da rispettare rigorosamente.
Preparare la documentazione amministrativa per tempo, magari facendola rivedere da un esperto di appalti, così da individuare eventuali mancanze o inesattezze (dichiarazioni non sottoscritte, certificati scaduti, errori di forma, ecc.) prima dell’invio dell’offerta.
Utilizzare il soccorso istruttorio come “ancora di salvezza”, non come strategia. Se la stazione appaltante attiva la richiesta di integrazione, rispondere subito e in modo completo, entro il termine assegnato. Non lasciare nulla in sospeso, perché non ci sarà un secondo invito. Ad esempio, se vengono richiesti tre documenti e ne trasmetti solo due, difficilmente l’amministrazione ti solleciterà di nuovo per il terzo: ti escluderà e basta.
Non confidare in sanatorie extra: la prassi di “chiudere un occhio” su certi vizi è ormai residuale e pericolosa. Ogni eccezione indebita rischia di innescare ricorsi da parte dei concorrenti esclusi (come accaduto nel caso di cui sopra).
Per le Stazioni Appaltanti e commissioni di gara, il monito del TAR Sardegna evidenzia l’importanza di attenersi fedelmente alla normativa e alle regole autoimposte. In particolare:
Attivare sempre il soccorso istruttorio quando necessario, ma una volta sola. Concedere più di un’integrazione è illegittimo e può portare all’annullamento dell’aggiudicazione.
Differenziare bene tra irregolarità formali e sostanziali. Se manca un requisito tecnico-economico essenziale dell’offerta, non è ammesso alcun soccorso integrativo l’offerta va esclusa subito. Se invece manca un documento formale, va concesso un termine per rimediare, ma senza dilatazioni.
Rispettare le clausole del bando. Se ci si è auto-limitati con regole particolari (es. divieto di aggiudicare più lotti alla stessa impresa, clausole sociali, etc.), queste vanno applicate alla lettera per non violare la par condicio e non esporre la gara a ricorsi.
Motivare adeguatamente eventuali esclusioni post-soccorso. In caso di inadempienza del concorrente, il provvedimento di esclusione deve dare conto della mancata regolarizzazione nei termini e del rispetto dell’art. 101 del Codice, così da essere difendibile in giudizio.
In definitiva, il quadro attuale – alla luce delle novità normative e giurisprudenziali – sprona a una maggiore professionalizzazione sia le imprese sia le stazioni appaltanti. Da un lato, l’operatore economico è chiamato ad auto-responsabilità: sa che un passo falso formale gli può costare l’esclusione immediata, senza seconde opportunità. Dall’altro lato, la Pubblica Amministrazione deve agire con trasparenza e rigore uniformi verso tutti i concorrenti, pena l’annullamento dei propri atti in sede di ricorso.
E proprio in tema di ricorsi, è bene ricordare che le impugnazioni in materia di appalti seguono tempistiche stringenti (anche di pochi giorni o settimane). Se la tua azienda è stata esclusa da una gara senza soccorso istruttorio nonostante si trattasse di un errore formale, oppure al contrario hai visto un tuo concorrente favorito indebitamente attraverso ripetute integrazioni o sanatorie oltre i limiti di legge, è fondamentale agire subito. Un avvocato che si occupa di diritto degli appalti può analizzare il caso e verificare se vi sono gli estremi per un ricorso al TAR o per altre azioni a tutela dei tuoi interessi.
Che tu sia un’impresa alle prese con una procedura di gara complessa o una pubblica amministrazione che vuole operare nel rispetto rigoroso delle norme, il nostro studio legale può offrirti consulenza e supporto mirato. Contattaci senza impegno per valutare la tua situazione: ti aiuteremo a navigare nelle insidie del diritto amministrativo degli appalti, trasformando le regole da ostacolo a strumento di garanzia. In un settore dove “la legge è legge” e ogni dettaglio conta, farsi accompagnare da professionisti esperti può fare la differenza tra un progetto vinto e un’occasione persa.
Avv. Marco Panato, avvocato del Foro di Verona e Dottore di Ricerca in Diritto ed Economia dell’Impresa – Discipline Interne ed Internazionali - Curriculum Diritto Amministrativo (Dipartimento di Scienze Giuridiche, Università degli Studi di Verona).
E' autore di pubblicazioni scientifiche in materia giuridica, in particolare nel ramo del diritto amministrativo. Si occupa anche di docenza ed alta formazione.
